陕西铁路工程职业技术学院文件

陕铁院〔2017〕86号

关于印发《陕西铁路工程职业技术学院

档案管理办法（试行）》的通知

院属各部门：

《陕西铁路工程职业技术学院档案管理办法（试行）》经2017年10月24日院长办公会审议通过，现予以印发，请遵照执行。

陕西铁路工程职业技术学院

2017年10月30日

陕西铁路工程职业技术学院

档案管理办法（试行）

第一章  总  则

第一条　为加强学院档案工作，提高档案管理水平，更好地为教学、科研和各项管理工作服务, 根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《陕西省档案管理条例》等有关档案工作法律、法规，结合学院实际情况制定本办法。

第二条　陕西铁路工程职业技术学院档案，是指学院各个时期（包括渭南铁路工程学校、渭南铁路成人中等工程学校等）在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中, 直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  档案反映学院建立、发展的历史过程、历史沿革和历史面貌，是学院师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是学院搞好各项工作的重要依据和凭证，是重要的信息资源，因此，必须由学院综合档案室集中统一管理。凡在学院教学、科研及各项管理工作中形成的档案，任何部门和个人不得以任何借口据为己有。综合档案室对各类档案资料要实行现代化管理，达到完整、系统、安全和充分利用的目的。

第四条　档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是维护学院历史真实面貌的一项重要事业。加强对档案工作的领导和管理，严格实行部门立卷归档制度。

第二章档案室基本任务

第五条　学院档案工作实行分管院长领导下档案室主任具体负责制。各部门负责人为本部门立卷归档工作第一责任人。

第六条　学院档案工作接受陕西省教育厅、陕西省档案局的业务指导、监督和检查，并在学院档案工作领导小组领导下开展工作。档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用学院档案的科学文化事业机构。

第七条　为了妥善保管和便于利用档案，学院各部门要根据需要，配备1名专（兼）职档案管理员（资料收集员），负责本部门档案的收集、整理和移交工作，各部门的专（兼）职档案管理员（资料收集员）业务上受学院综合档案室指导、监督和检查。

第八条　分管档案工作的院领导目标职责

1．贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

2．将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；

3．建立健全与学院办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

4. 研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第九条　综合档案室的基本任务

1．贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策；

2．制订学院档案工作规划、计划和规章制度，并组织实施；　 

3．负责对学院各部门的立卷归档工作进行指导、监督和检查；

4．负责全院各类档案及重要资料的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等工作；

5．负责编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，开发档案信息；

6．负责全院档案人员和专（兼）职文书立卷人员的业务培训与学习；

7．开展档案信息工作的整体化建设，进行档案信息交流；

8．开展档案宣传工作和利用者教育活动；

9．完成上级档案部门交办的其它档案业务工作。

第三章  档案工作人员

第十条  档案室的人员编制，根据《高等学校档案管理办法》及学院发展规模、每年档案递增的数量和库藏档案总量等实际需要确定。档案专（兼）职人员应配备政治上可靠，工作认真负责并具有大学本科以上文化水平和档案业务知识、符合机要人员条件的干部。其中负责党群类档案管理的干部必须是中共党员。

第十一条  档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，忠于职守，坚持原则，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力作好本职工作，积极为学院各项工作服务。

第十二条  档案工作人员属于专业技术人员(包括专职和以做档案工作为主的兼职人员)，按照《档案人员专业技术职务试行条例》(职改字〔1998〕第39号)规定，实行专业技术职务聘任制。

第十三条 档案工作人员(专、兼职)岗位职责

1. 档案管理人员应认真学习贯彻执行《档案法》，忠于职守，爱岗敬业，遵守纪律，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

2．严格执行公文处理和档案工作各项规章制度，及时做好档案的收集、整理工作，把好质量关，不断提高管理水平。

3．积极做好档案的提供利用工作，编制好档案检索工具，主动配合各部门工作，为学院各项工作服务，并做好对外服务工作。

4．做好档案的日常管理和保护工作，定期检查档案并做好检查记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取切实有效措施，以确保档案安全。

5．负责起草本部门的档案管理制度，督促贯彻执行。

6．档案管理人员调离工作岗位时，应积极主动地做好移交准备工作，在办公室负责人的监督下完成交接工作后，方可离岗。

第十四条　各部门档案管理员（资料收集员）应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案室核备并选好人员做好接替工作。

第四章　库房、经费、设备

第十五条  档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防强光、防高温、防有害气体等“八防”措施。

第十六条　档案工作经费，应列入学院预算，专款专用。学院各职能部门对于保存本部门归档文件材料所需的箱柜应在本部门经费中给予解决。

第十七条　学院为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房，并配置必要的恒温、恒湿设备，以满足档案保管、保护的需要。

第十八条　学院有计划地为档案部门配置计算机、复印机、扫描仪、切纸机、打孔装订机、除湿机、空调、照相等设备，为逐步实现档案的现代化管理提供必要的硬件保障。

第五章　文件材料的归档、移交和接收

第十九条　各类文件材料的形成、积累和归档是确保档案完整和系统的基础，因此，必须建立健全文件材料的立卷归档制度。

第二十条　各部门要把文件材料的形成，积累和归档工作纳入本部门的工作计划、规章制度以及教学、科研和管理人员的职责范围内。在布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第二十一条　全院各类人员在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料，必须按照规定，及时归档，任何部门和个人，不得据为己有或自行处理。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室通过征集、代管等多种形式进行管理。

第二十二条  进一步加强文件形成部门立卷归档制度，各类文件材料均由文书部门或业务部门按照《陕西铁路工程职业技术学院归档文件整理办法》进行整理、立卷，定期向档案部门移交归档。档案室应对各部门立卷归档工作进行业务指导和检查。

第二十三条  档案的归档时间要求，归档的部门应在次年六月底前必须全部完成归档；档案室和各部门应根据各类档案的归档范围、保管期限及归档时间（具体详见《陕西铁路工程职业技术学院档案归档范围、保管期限及归档时间》）及时接收各立卷部门移交的档案，并严格履行交接手续。

第二十四条　档案室接收的档案，应符合学院有关案卷质量标准要求。

第六章  档案的管理

第二十五条　档案室对保存的全部档案，要进行科学的分类、编目、排列上架、编制检索工具，逐步实行档案的软件网络现代化管理。

第二十六条　档案室要确保档案的安全、保密工作。

第二十七条　档案室要努力钻研档案保护技术，对已破损或字迹褪色的档案要及时进行修复或复制，最大限度地延长档案的寿命。

第二十八条　档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计，按照上级规定，准确编制档案工作基本情况统计年报及时上报。

第二十九条　档案室要定期对所保存的档案和资料的保管、保密情况进行检查，做好检查记录，发现问题应及时采取有效措施，并向档案工作领导小组报告。

第七章  档案的借阅、利用

第三十条　学院保存的全部档案，主要供学院利用，学院各部门和全体教职工凭有效身份证件，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属公开范围的档案。

第三十一条　外部门或个人，需要查阅学院档案时，应持部门正式介绍信，经档案室主任同意方可查阅一般档案，如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，则应经学院档案鉴定领导小组组长批准。

第三十二条　档案室要积极开展档案的利用工作，编制多种检索工具和参考资料、制定档案借阅办法、设立阅览室，为利用者提供方便。

第三十三条　属下列情况之一者，在提供档案利用时要严加控制。

1．涉及党和国家秘密的；

2．涉及专利或技术秘密的；

3．涉及个人隐私的；

4、档案形成部门规定限制利用的。

第三十四条　对于重要的、珍贵的以及上级控制利用的档案和资料，一律不外借，仅供在档案室内查阅。

第八章  档案的鉴定和销毁

第三十五条　档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，确定的原则是：

1．凡是记述和反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；

2．凡是记述和反映本部门一般职能活动，在相当长时期内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为长期保管；

3．凡是在较短时期内本部门需要查考利用的档案，列为短期保管。

第三十六条　档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作在档案鉴定领导小组领导下，由档案室组织实施，其职责是：

1．贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作指示、规定和办法等； 

2．编制和修订学院文件归档范围和保管期限表； 

3．确定鉴定的原则和方法，并督促、指导和检查档案立卷部门对项目档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档； 

4．定期对到期档案进行鉴定； 

5．提出无保存价值档案的目录并写出鉴定报告经档案工作领导小组审批后，将失去保存价值的档案剔除销毁； 

6．参加学院档案信息数据化的整体规划。

第三十七条　过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、造具清册、报主管院长批准后方可进行。销毁时要指定专人监销，严防失密。销毁后应报上级主管部门备案。

第三十八条　未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第九章  考核、奖励和处分

第三十九条　学院对档案工作要建立检查、考核和评比制度，明确岗位职责，对各部门档案工作负责人、档案工作人员以及文书立卷人员的工作状况，定期进行考评。

第四十条　凡热爱档案工作，刻苦钻研业务并有下列表现之一的部门或个人学院将给予表彰和奖励。

1．文件收集齐全完整，整理符合要求并按时向档案室移交归档者；

2．向学院捐赠重要或珍贵档案者；

3．在档案的保护和现代化管理上做出显著成绩者；

4．在档案的收集、管理、提供利用等方面，成绩突出，为学院节约较多资金者；

5．对安全保护档案，防止和挽救事故有功，使档案免受重大损失者；

6．同破坏、盗窃、损毁档案的坏人、坏事进行英勇斗争，事迹突出者。

第四十一条　凡有下列行为之一者，学院将根据情节轻重，依照《中华人民共和国档案法》有关规定，给予行政处分或经济制裁，直至追究法律责任。

1．损毁、丢失、变卖、盗窃或擅自销毁档案者；

2．将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有，拒绝或者不按时向档案室移交归档者；

3．擅自提供、抄录、复印、公布档案者；

4．涂改、伪造档案者；

5．向无关人员透露档案机密，从档案中向他人提供情报者；

6．由于领导对档案工作不重视，或工作人员玩忽职守，使档案遭受重大损失者。

第十章     附  则

第四十二条　本办法自公布之日起执行，并报上级主管部门备案。

第四十三条  本办法解释权归档案室。

陕西铁路工程职业技术学院院长办公室    2017年10月31日印发