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陕铁院归档文件整理办法
你是第13位浏览者 发布日期:2017-11-10

陕西铁路工程职业技术学院

归档文件整理办法


国家教委发布的《高等学校档案工作规范》指出:高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作也是学校评估的重要内容之一。为了能真正实行部门立卷归档制度,规范归档文件整理方法,提高工作效率,使档案管理工作能尽快适应教学的发展和各部门的要求达到评估的要求能,现遵照中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015《归档文件整理规则》,结合我院档案工作实际,特制定本办法供各归档部门遵照执行。

   一、定义

   1、归档文件:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。

   2、归档文件整理:将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。

   3、件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,正文与公文处理单为一件,报表、名册、图册等以册(本)为一件,来文与复文、请示和批复为一件(不同年度的也可各为一件)。

   二、整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。装订排序应是:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;有文件处理单的,要作为首页。文件有金属装订物的一定要去除。

三、归档范围及时间:归档的重点以本院形成的不同载体形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文件。上级来文中,应以针对学院的指令性、指导性文件为主。具体按《陕西铁路工程职业技术学院档案归档范围、保管期限及归档时间》文件执行。

四、质量要求

   1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存,原件在前,复制件在后。

   2、归档文件的字迹应确保耐久性,禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。

   五、整理方法

1、分类

   归档文件按[年度-档案类目-保管期限]的复式分类法分类。

1)年度:一份文件往往有成文日期、签发日期、批准日期、公布日期等,应以文件签发日期为准。对于计划、总结、规划、预决算、统计报表以及法规性文件等涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期为准。对于跨年度形成的文件,应以办结年度为准。几份文件作为一份时,以装订时排在前面的文件日期为准。对于没有标注日期的文件,要通过对照等手段来考证和推断日期。

   2)档案类目:根据《陕铁院档案实体分类网络图》,归档文件分为:党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、财会、教师业务、声像、实物、人物十二类。

3)保管期限:永久(Y)、长期(C)、短期(D

文件归类应按其主要内容有规律的进行,并保持连续性,某个内容的归档文件在去年归入哪一类,今年也应归入同一类中。具体按学院的年度—档案类目-保管期限,这种复式分类法分类。档案室已把各个部门的档案进行了分类,各部门只是套用。

2、排列

   归档文件应在档案分类最低一级类目,同一保管期限内,按文件成文日期的顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列,有年无月的文件可归入年末,有月无日的文件可归入月末。

3、填写归档章

我院的归档章有两种:一种是文书档案类;另一种是科技、教学、基建等类。

文书档案类的归档章,盖在文件首页上边的中间位置,并填好年度、问题(类目代码)、件号、保管期限、页数五项内容。每份文件的页码要编在每页的右上角,文件之间页号不连。

科技等类的归档章,也是盖在文件首页上边的空白位置,并填好档号、序号两项内容。一个档案号内的文件页码为通号,即不论文件多少,也不论单面或双面都应在有书写文字的每一页,非装订线一侧的下角连续编写页码。

   1)年度——文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2000

   2)保管期限——归档文件保管期限(永久、长期、短期)或代码(YCD)。

   3)件号——文件的排列顺序号。

   在档案实体分类的最低一级类目后,同一保管期限内,按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。

4)类目代码——采用《陕铁院档案实体分类目录》规定的类目代号,分别为:党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、基建JJ、设备SB、出版CB、财会CK、教师业务JS、声像SX、实物SW、人物RW 

5)页数:前面已述。

4、装订

   归档文件应按件装订,装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物,装订不要影响归档文件的阅读和复制。

装订时正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文、请示与批复为一件时,复文在前,来文在后;批复在前,请示在后。每件文件装订时,一般采用不锈钢钢夹将文件夹牢,如果文件过厚可采用“三孔一线”装订法,文件过薄可采用胶水粘贴法。

5、编目

  1)归档文件应逐件编目。请示与批复、来文与复文作为一件时,只对批复和复文编目。归档文件依据分类类目,室编件号顺序编制目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

   ①件号——档案室编件号。

   ②责任者——制发文件的单位或个人,即文件的发文机关或署名者,要求全称或规范化的简称。

   ③文号——文件的发文字号(要求全号)。

   ④题名——文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。

   ⑤日期——文件的形成时间,以8位阿位伯数字标注年月日,如20000802

   ⑥页数——每一件归档文件中有图文页面的总页数。

 ⑦备注——注释文件需说明的情况。    

2)归档文件目录纸幅尺寸采用国标A4型(297MMX210MM),归档文件目录装订成册并编制封面,作为手工检索工具。

  两种目录格式如下:

2017年文书类归档文件目录

分类号:      盒号:  第  页,共  页       保管期限:

序号

文件号

责任者

文件题名

日期

页数

备注








2017年    类归档资料目录

档案号:         第   页,共  页           保管期限:

序号

文件号

责任者

文件题名

日期

页次

备注








6、装盒

   将归档文件按室编件号顺序依次装入档案盒,并填写档案盒封面,盒脊和备考表。

1)档案盒:每个档案盒装入归档文件的件数,根据档案盒的空间容量确定。档案盒背脊设置全宗、年度、期限、类目代码、室编文件起止号等。

   2)备考表:备考表置于盒内文件之后,包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表到档案室领取填写。

   盒内文件情况说明是填写文件在保管期间发生修改、缺损、补充、移出、销毁等;整理人是各部门负责整理归档文件人员;检查人是负责检查归档文件整理质量的人员姓名;日期是指归档文件整理完毕的日期。

   六、档案移交 

部门立卷归档完后,移交院档案室。由双方当面检查验收,看材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收。

附注:1.财会类、基建类按本行业归档办法执行。

2.各类档案保管期限为:

类  别

保管期限

永久

长期

短期

文  书

50以上

50

15

财  会

25以上

25

15

基  建

永久

工程使用寿命

20

其  它

文书类执行。


                                             

档 案 室

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