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陕铁院档案室建设与发展规划
你是第13位浏览者 发布日期:2017-11-10

陕西铁路工程职业技术学院

档案室建设与发展规划


为了加强我院档案管理工作,逐步实现档案管理现代化、信息化,保证档案工作能为本院的教学活动及管理工作提供更多、更好的服务。根据《普通高等学校管理办法》、《陕西省档案管理条例》等文件精神,结合我院的实际情况,特制定本规划。

一、指导思想和奋斗目标

为切实贯彻国家教育部对档案管理工作“三纳入”、“三参加”、“四同步”,的要求,将档案管理纳入学院“十三五”规划中,坚持以“服务”为方向,依靠现代化手段,加快档案信息化建设,加大档案工作为教学、科研、管理和师生员工服务的力度,建立和完善具有职业教育特色的档案管理体系。

我院档案工作的奋斗目标:进一步解放思想,转变观念,由传统的保管档案向利用档案转变,由窄口型服务向多渠道型服务转变,由纸质档案向电子档案转变;加强档案基础业务建设,推进学院各部门档案工作科学化,规范化,标准化;培养建立适应职业院校发展需要的,具有较高政治文化和专业素质的档案管理队伍;充分合理地开发、利用档案信息资源,加快学院档案现代化建设,最大限度地为学院提供有效服务。2020年通过陕西省档案工作目标管理AAA认证。

二、主要任务

(一)健全学院档案管理制度

建立一整套流程严谨、管理科学、适应学院档案发展的档案管理制度。

(二)做好2020年陕西省档案工作目标管理AAA认证的迎评工作。

1.以《陕西省档案局关于印发<陕西省档案工作目标管理认证办法>的通知》(陕档发[2011]20号文件)为标准,寻找差距,提出整改意见,做出整改方案。

2.寻求配合,积极整改,迎评促建。

(三)新档案室的建设工作

结合实际情况,因地制宜地规划装修新建档案室,实现库房、阅档室、办公室三室分开,更新和配备档案设备与装具,做到有限空间实用化、具体规划合理化。

(四)强化档案基础业务建设

1.实现档案的集中统一管理。特别是干部人事档案、教学档案、教师业务档案、学籍档案、学生个人档案等集中在学院档案室保管存放,部门专人整理,目录纳入学院档案目录。

2.进一步丰富室藏档案,形成多门类、多载体的名符其实的综合性档案室。

3.加强档案质量管理,早日实现档案工作目标管理AAA认证。

(五)档案管理现代化

1.提高档案工作人员计算机应用能力。

2.配备专用的档案管理软件,实现信息化管理。

3.建立档案网页。

(六)完善档案服务

1.转变传统的封闭的档案服务观念。

2.完善档案信息文化内涵,增强服务功能。

(七)加强档案科学研究

深入研究档案专业知识,开展档案信息开发,进行档案信息再加工。

三、完成计划的主要措施

(一)建立健全档案管理与规章制度

1.加强对档案室的宏观管理。学院档案工作实行集中统一管理;档案工作达到四列入:档案工作要列入学院发展规划、计划;档案工作要列入学院各项管理、制度和岗位职责中去,并纳入岗位责任制并进行考核;档案工作要列入领导议事日程;在学院事业经费中,列入档案工作专项经费。文书处理部门和业务部门对其所产生的档案立卷,并实行预立卷制度。

2.档案管理机构设置,人员符合规定。必须配备足够的档案管理人员,在职称、福利上享受与管理及其他专业技术人员同等待遇。

3.制定与学院档案室相适应的规章制度。如《陕西铁路工程职业技术学院档案管理办法》《归档文件整理办法》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案归档范围、保管期限及归档时间》等,实现依法制档。

4.对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施。档案室要对各部门以学院名义行文、办文情况要底数清楚,并要指导、检查各部门年度立卷质量。档案室要参加重要计划工作会议和科研课题、设计项目以及产品、评审、鉴定会,参加工程竣工验收和设备开箱等工作,对应该归档的文件材料及时验收,形成制度并严格执行。档案工作要与教学、科研管理等各项活动实行“四同步”管理,并严格执行。即:下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果,档案室同时出具专题归档情况证明。

(二)搞好档案迎评工作

1.根据档案工作目标管理AAA认证标准,逐条进行自查,考核打分,评出结果,并做出评估总结,提出整改建议。

2.考核评估促进档案工作的标准化发展。对于欠缺的内容,要求有关部门积极配合,查漏补缺,集中力量解决疑难问题、障碍问题,由上至下,齐心协力迎接评估。

(三)合理规划建设新档案室

1.按照国家对档案保管的条件要求,合理规划、精心建设新档案室,实现档案专用库房、办公室和阅览室三分开。定制和采购档案装具和必要的设备,安设安全保密防盗、防火、防潮装置。

2.做好搬家前的准备工作。周密安排,合理组织搬家工作,对档案资料密封、排序,杜绝档案遗失,确保搬家顺利进行。

3.积极与有关部门配合,做好对新室的装修、布局工作,把握档案室建设的标准尺度,合理规划其外装内建工作,以档案置放为重,以人员管理为本。

(四)强化档案基础业务建设

1.丰富室藏档案材料,扩大归档范围,学院发文,对各部门兼职档案人员开展基础业务培训,划清职责,分工明确,档案部门负责监督指导,形成档案材料收集集中化,利于系统管理,提高工作效率。

2.细致深入地鉴定档案材料,鉴别归档范围,归档类别。如注重实体档案、声像档案、人物档案、仪器设备档案等收集工作,确定其形成时间、部门、用途等原始信息记录,使档案真正成为第一手资料的集合体。实践中,既要防止垃圾档案的形成,也要防止有价值材料的遗漏。

3.坚持不懈地追求档案的高质量。纸质文档装订整齐,基建档案折叠规范,底图蓝图存放科学,难以整合的软联档案多张捏合整理,对有价值的光盘备份并进行防磁保护等,可以定制档案盒存放实体档案,总之,通过多种保护技术最大限度地延长档案的使用寿命。

(五)加快档案管理现代化步伐

1.充分发挥档案管理软件的作用,继续案卷级、文件级机读目录输入工作,使馆藏档案文件级目录全部实现机检。

2.组织全员培训,以现代化知识结构武装档案工作者,充实计算机专业人才到档案岗位,注意与兄弟院校沟通交流,了解现代化管理动态,有选择的学习其档案现代化技术手段,取长补短。

3.建立档案网页。开展档案信息服务窗口,有计划地上传开放档案目录,上载已公开的档案全文信息,丰富网页内容,为教学、科研和管理提供服务。

(六)完善档案服务功能

1.解除封闭的保守的思想观念,拓宽档案服务利用渠道,开展全方位、多角度信息检索,提高查全率、查准率以及检索速度,对符合规定的档案利用,积极配合,树立档案服务新形象。

2.开展档案信息化建设,积极进行信息编研、积累,在日常工作中,注重专题性信息收集,如编写院志。在错综复杂的档案资料中搜索专题数据:年度录取新生数、年度毕业生数;各专业历年录取数、毕业生数;各部门组织沿革;领导机构变革等,为学院档案利用提供时效、准确的信息资料,实现较好的社会、经济效益。

(七)加强档案科学研究

鼓励档案工作者以学院档案实际为基础,运用档案专业知识,借鉴相关系统管理经验技术,有计划、有深度地进行档案科学研究,为进一步拓展档案业务提供理论依据。档案是信息,信息是资源,资源是生产力,档案也是生产力。要深入研究档案科学,撰写展示职业院校特色的专题,如学院成就展、职教名师传、科研成果集、学生实训实记等专题,坚持创新,推动我院档案工作健康有序的发展。


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