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南大之星档案管理系统6.0-需求规格说明书
你是第504位浏览者 发布日期:2017-11-09






南大之星”档案管理系统

需求规格说明书















 




南京大学档案馆



目录





 1文档概述

 1.1引言

随着社会计算机信息化的高速发展,采用计算机来处理和利用档案信息,已经逐步成为趋势。目前,各政府机构、企事业单位逐步意识到电子化的档案管理系统将会在提高工作效率、增强档案管理的科学化、完善档案的增值利用方面,发挥相当大的积极作用。通过该系统可以查询管理各类档案,以便辅助决策,从而提高工作效率,同时优化工作的流程,加强各部门协作。

 1.2背景

本文编写目的在于规定和控制项目开发的内容,保证本项目的需求分析活动在受控状态下进行,在进行软件开发前,明确本系统应达到的目标,对系统目标做出完整、准确、清晰、具体的要求。保证本需求分析的结果能够完整、无遗漏地反映待开发系统的要求。

 1.3定义

缩写、术语

自动备份

对数据库定时进行备份。

整库备份

对整个数据库一起备份。

档案库

档案类目

全宗

机构(包括行政机关、公司、机构、个人等)的所有档案


 1.4文档的读者

本需求说明书的对象为南京大学档案馆管理人员、信息技术人员以及中坦科技项目组全体人员。

 2任务概述

 2.1业务需求

 2.1.1 档案基本管理

档案基本管理主要包括未归档文件管理、档案管理和全宗管理。

  1. 未归档文件管理指各二级单位对本部门形成文件的收集整理、文件销毁、部门立卷、信息著录、辅助组卷等环节。

  2. 档案管理是指对入库档案的管理,包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、主题词自动标引,对入库档案文件的检索、借阅、信息统计、打印输出和数据整理。

 2.1.2 档案检索

系统需要提供档案检索查询功能,支持档案索引的建立,支持各种条件的检索查询、支持用户检索查询权限的分配和指定。

 2.1.3统计汇总

提供基本借阅情况统计,各类档案基本信息统计,表内卷、件统计,电子文件统计。

 2.1.4系统维护

系统维护主要包括机构部门管理、用户管理、权限管理、数据备份与恢复(系统提供多种数据备份的方式,可以对某一个档案库的数据单独备份(单库备份),也可以对整个数据库一起备份(整库备份);同时我们还可以设置档案管理系统数据库的自动备份,确保数据的安全)、日志管理。

 2.1.5系统接口

系统提供与第三方系统的接口。

 2.1.6档案库管理

用户可根据本单位档案管理实情增加、修改、删除档案库;可以对档案库再进行分类;可以自定义输入模版和输出模版,可以对相同档号的档案进行筛选,可以进行查询的权限设定。

 2.2相关人员及角色分析

角色代码

角色名称

角色描述

dba

系统管理员

可以对系统进行档案库的创建、库房管理、档案管理、借阅管理、用户创建、部门创建、用户授权、系统维护设置操作。

部门管理员

部门领导,可以进行档案管理、部门用户管理、库房管理、部门权限管理操作。

普通用户

专职档案人员所有成员

 3系统功能详细需求

  1. 业务流程图

 3.1档案库管理

3.1.1档案库管理

1)功能概述

用户可根据本单位档案管理实情增加、修改、删除档案库;可以对档案库再进行分类;可以自定义输入模版和输出模版,可以对相同档号的档案进行筛选,可以进行查询的权限设定。

2)业务描述

  1. 创建档案库,管理员录入档案库基本信息,档案库信息包括:档案库名称以及档案库结构字段;

  2. 维护档案库,管理员可以修改档案库名称、分类等,或者删除档案库;

3. 选择表内对应的输入模版。

 3.2档案基本管理

3.2.1预立卷

1)功能概述

各二级单位兼职档案员每年6月前整理好需要归档的材料,制作归档文件目录,并提交到专职档案员处进行审核。

2)业务描述

  1. 各二级单位兼职档案员录入本部门的预立卷目录,二级单位分管领导进行检查,检查无误后兼职档案员提交审核;

  2. 专职档案员查看二级单位兼职档案员提交的预立卷目录信息,进行审核,去除不应归档材料;


3)用例图



3.2.2文件归档

1)功能概述

专职档案员著录档案信息,确认档案信息无误后将文件进行归档。

  1. 业务描述

  1. 专职档案员核对各二级部门提交的预立卷目录和档案(纸质、声像),分配档号;

  2. 专职档案员对档案信息进行著录(包括:全宗号、目录号、档案号、案卷号、题名、保管期限、保密等级、责任者、归档单位等),扫描纸质文件,上传附件;

  3. 对档案信息进行确认,确认无误后对档案进行归档。

3)用例图




3.2.3文件销毁

1)功能概述

文件销毁是对保管时间到期,没有保存价值的文件进行销毁。鉴定小组对保存保底的档案文件进行鉴定,销毁无保存价值的档案,以便专职档案员对档案文件进行维护

2)业务描述

  1. 鉴定小组选择过期的档案文件,进行文件鉴定,确定没有保存价值的档案文件进行销毁;

  2. 选择需要销毁的档案文件,进行销毁选择;

3.  生成销毁名单;

3)用例图


3.2.4档案整理

1)功能概述

档案整理是对已归档的档案进行管理,包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理。

2)业务描述

1. 专职档案员进行案卷/文件的添加、修改、删除、电子文件上传、打印、借阅操作;

2. 专职档案员选择需要维护的案卷,可以对卷内文件进行维护。


3)用例图


 3.3档案检索

3.3.1表内查询

  1. 功能概述

表内查询是对档案表内的档案文件进行检索。通过文件检索功能,用户可以方便、快速找到需要查看的档案文件。

  1. 业务描述

  1. 用户输入档案号、题名、密级、责任者、全文、时间,或者使用组合条件进行检索档案文件;

3)  用例图

3.3.2综合查询

1)功能概述

综合查询是跨表对档案文件进行检索。通过文件检索功能,用户可以方便、快速找到需要查看的档案文件。

2)业务描述

用户可以输入任意关键词进行检索,或者关键词与关键词中间用空格隔开进行组合查询。过客亦可以根据权限查询公开级别的档案。

 3.4档案借阅

3.4.1档案借阅

1)功能概述

为了了解档案利用情况,档案馆对外服务需要保留档案利用记录,包括档案查询、档案借阅、档案打印。

2)业务描述

1. 档案借阅,分实体借阅和电子文件借阅,实体借阅:由借档人发出申请,经过库房管理员授权之后,凭借阅申请单进行档案的借阅。电子文件借阅:由借档人发出申请,经过库房管理员授权之后,借档人可以通过邮件看到具体的借阅内容。并能进行档案借阅记录的统计。


3)用例图

 3.5统计

3.5.1统计

1)功能概述

统计汇总是对档案管理系统中的文件情况进行汇总统计,包括按部门、档案状态进行统计。通过进行统计汇总,系统管理员可以了解档案管理系统数据存储状态,各部门档案状况。

2)业务描述

1. 系统管理员进入档案统计页面,选择统计条件(年度、档案库类别、档案状态),对档案库进行统计汇总;

2. 统计的内容包括:各档案库的利用情况、借阅情况,系统中档案的状态,以及各部门档案归档情况。

3)用例图



 3.6系统维护

3.6.1部门管理

1)功能概述

部门管理是系统为用户提供部门信息维护的功能,包括机构的增加、修改。通过对部门管理,可以对用户进行分部门维护。

2)业务描述

  1. 系统管理员添加部门信息(部门名称、部门代码),添加完毕后,进行保存;

  2. 对需要维护的部门可以修改部门名称;

3)用例图



3.6.2用户管理

1)功能概述

用户管理包括用户的添加、维护,以及设置用户所在机构。系统管理员通过用户管理功能,可以方便地对用户进行统一管理。

2)业务描述

  1. 系统管理员添加用户信息(用户名、密码、名称、所在单位),确认无误后进行保存;

  2. 当用户信息发生更改时,可以对用户进行维护,更改密码、名称、所在单位;

  3. 用户信息也可以从人事系统中获取,导入到档案管理系统中(需做接口)。

  4. 可以对用户进行文件的添加、修改、打印、数据导入等等权限的设定。

3)用例图


3.6.3权限管理

1)功能概述

权限的管理是系统提供用户对模块、档案数据的操作权限管理功能,通过设置用户的操作范围,维护系统的稳定性、安全性。

2)业务描述

1. 系统管理员选择档案库,添加具备维护权限的用户;权限包括:文件目录和电子文件数据的浏览、修改、打印、上传操作。

2. 当用户调离岗位,需要取消该用户对相关模块、数据的访问权限。

3)用例图


3.6.4数据备份与恢复

1)功能概述

数据备份与恢复管理包括:对某一个档案库的数据单独备份(单库备份),也可以对整个数据库一起备份(整库备份);同时还可以设置数据库的自动备份,以确保数据的安全。

2)业务描述

  • 单库备份

  1. 系统管理员选择需要备份的档案库,设置数据备份的路径、备份文件的名称,确认无误的进行数据备份;

  • 整库备份

  1. 系统管理员选择整个档案库,设置数据备份的路径、备份文件的名称,确认无误的进行数据备份;

  • 自动备份

  1. 系统管理员可以设置数据库自动备份的时间,数据备份的路径;

  • 数据恢复

  1. 系统管理员选择需要恢复的档案库、或者整库,选择需要数据备份文件,进行数据恢复;


3)用例图



3.6.5日志管理

1)功能概述

日志管理提供查看用户日常操作的情况,系统管理员可以通过日志管理功能,了解用户操作的时间、操作的类型、操作的档案库的记录。

2)业务描述

  1. 系统管理员选择需要进行查看的档案库、日志类型,进行查询,返回操作日志列表,包括用户操作的时间、操作的类型、操作的档案库、用户所在部门;

3)用例图


 3.7数据维护

3.7.1数据导入

1) 功能概述

为了便于档案数据的维护,系统为用户提供外部数据导入的功能,管理员通过数据导入的功能,将其他格式的数据(如:Excel)导入到档案管理系统中进行管理。

2)业务描述

  1. 系统管理员选择需要导入的数据文件进行上传,上传完毕后选择字段对应。

  2. 数据导入完成后、可以选择用户进行保存。


3)用例图



3.7.2数据导出

1)功能概述

数据导出是系统为用户提供对档案管理系统的数据进行导出的功能,通过数据导出功能,管理人员可以选择需要导出的档案库,将数据导出

2)业务描述

  1. 系统管理员选择需要导出的档案库,导出的内容包括数据目录和电子文件。电子文件能按照题名、档号、责任者等进行命名。

  2. 数据导出成功后,可以刻录光盘,并能进行目录检索。


3)用例图

3.8输入/打印模版设置

1)功能概述

管理员可以自定义输入模版格式和打印模版格式,以满足不同档案类别的需要。

2)业务描述

  1. 管理员可以对输入模版的字段进行改名,并且更改数据栏的长度,调整字段之间的格式确保输入界面的简洁、美观。

  2. 用户可以自定义打印模版的字段,可以对字段进行改名,调整内容的字体,大小等等。并且可以导入excel打印界面。



 

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